Người dân làm thủ tục hành chính ở Đồng Nai – Ảnh: A LỘC
Mới đây, tỉnh Đồng Nai yêu cầu các sở ngành, UBND các xã, phường và các tổ chức hành nghề công chứng chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu các tổ chức, cá nhân cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính khi thực hiện thủ tục hành chính.
Cụ thể, các nơi tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu tổ chức, cá nhân nộp bản sao từ sổ gốc, hoặc bản sao có chứng thực khi thực hiện thủ tục hành chính theo đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng.
Yêu cầu nộp bản sao chứng thực là chọn giải pháp “an toàn”
Dù hiện nay các loại bản sao giấy tờ, tài liệu đã được số hóa và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu điện tử, nhưng thực tế một số cơ quan, đơn vị vẫn yêu cầu người dân, doanh nghiệp phải nộp bản sao có chứng thực, kể cả trong những trường hợp pháp luật không bắt buộc.
Việc làm này đi ngược lại tinh thần cải cách hành chính, làm phát sinh thêm thủ tục, thời gian và chi phí cho người dân, doanh nghiệp.
Theo đánh giá của ngành chức năng tại Đồng Nai, một trong những nguyên nhân dẫn đến yêu cầu doanh nghiệp, người dân phải nộp bản sao chứng thực là do một số cán bộ, công chức còn tâm lý e ngại trách nhiệm, thiếu chủ động trong việc đối chiếu bản sao với bản chính.
Thay vào đó có cán bộ chọn giải pháp “an toàn” bằng cách yêu cầu người dân phải chứng thực trước khi nộp hồ sơ. Đây là chuyện không nên trong xu hướng cải cách hành chính.
Lâu dần cái không cần lại trở thành “quy chuẩn bất thành văn”.
Thực tế cho thấy nếu mỗi cơ quan hành chính cấp cơ sở đều chủ động rà soát lại các thủ tục, gỡ bỏ những yêu cầu giấy tờ không còn phù hợp thì cải cách hành chính sẽ mang đến sự hài lòng cho người dân.
Có thể còn một số cán bộ tiếp nhận hồ sơ ở cấp cơ sở chưa nắm rõ các quy định mới về hồ sơ hành chính, nhất là những quy định cho phép giảm bớt giấy tờ, đơn cử như việc không cần bản sao có chứng thực nếu đã có bản chính để đối chiếu.
Để cải thiện điều này, các khóa tập huấn cho cán bộ nên được thiết kế theo hướng ngắn gọn, thiết thực và sát với nghiệp vụ hằng ngày. Ngoài cập nhật pháp luật, nội dung cần nhấn mạnh là tư duy phục vụ, kỹ năng giao tiếp với người dân và khả năng xử lý linh hoạt trong những trường hợp đặc biệt.
Khi cán bộ không còn cảm thấy “sợ sai” vì thiếu thông tin, mà ngược lại được trang bị đầy đủ để tự tin giải thích, hướng dẫn đúng, thì lúc đó thủ tục được giải quyết nhanh chóng.
Cần niêm yết thủ tục công khai
Bên cạnh việc áp dụng pháp luật đúng đắn, việc niêm yết công khai và truyền thông rõ ràng về quyền của người dân là rất cần thiết.
Một trong những lý do khiến người dân vẫn chấp nhận đi chứng thực bản sao giấy tờ dù có loại thủ tục không bắt buộc là do chưa nắm. Ngoài ra còn do thủ tục hành chính vẫn thiếu thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người dân khi đến nộp hồ sơ.
Do đó, việc niêm yết công khai ngay tại nơi tiếp nhận thủ tục, bằng những câu chữ đơn giản như: “Người dân được nộp bản sao không chứng thực nếu có bản gốc để đối chiếu” là rất cần thiết.
Cách làm này không tốn nhiều chi phí nhưng lại có hiệu quả tích cực giúp người dân hiểu đúng quy định, tăng niềm tin vào sự minh bạch và tạo thuận lợi cho đôi bên.
Về phía chính quyền cơ sở cũng nên chủ động, tích cực hơn để tận dụng các kênh truyền thông như website, các trang mạng xã hội chính thức để phổ biến kiến thức pháp luật theo cách dễ tiếp cận.
Người dân cũng cần cập nhật các quy định, hiểu rõ về thủ tục.
Trong xu hướng hiện tại, nhất định phải thúc đẩy nhanh số hóa, giảm tiếp xúc giấy tờ thủ công là cần thiết. Việc người dân vẫn phải in giấy, photo rồi chứng thực bản sao, đặc biệt khi những thông tin liên quan đã có trong dữ liệu số gây mất thời gian, lãng phí.
Do vậy cần có cơ chế chia sẻ và liên thông thực chất giữa các cơ quan hành chính, nơi cán bộ có thể tra cứu thông tin gốc từ các cơ sở dữ liệu, thay vì yêu cầu người dân nộp bản sao có chứng thực giấy tờ.
Một điều quan trọng không kém là các nền tảng số cần cho phép người dân tải bản chụp hồ sơ lên hệ thống, chỉ cần đối chiếu một lần khi đến nộp, thay vì mang theo cả xấp giấy tờ có chứng thực bản sao như hiện nay.
Về lâu dài, khi dữ liệu số được sử dụng như giấy tờ truyền thống, cán bộ có đủ công cụ để kiểm tra, xác minh thông tin điện tử thì người dân sẽ không còn phải in – sao – ký – đóng dấu cho những thủ tục có thể được xử lý bằng một cú nhấp chuột.