Tòa án điện tử – người dân theo dõi vụ kiện ‘như tra cứu đơn hàng’

Luật sư Lưu Trường Hận, 52 tuổi, Giám đốc phụ trách pháp lý xử lý nợ của một ngân hàng, được ủy quyền giải quyết hàng trăm hồ sơ khởi kiện thu hồi nợ ở nhiều tòa án. Hồi đầu năm, riêng tại TAND quận 1 cũ (nay là TAND Khu vực 1 TP HCM) ông đã nộp khoảng 100 hồ sơ khởi kiện. Luật sư khá bất ngờ khi sau 3 ngày nộp đơn thì nhận được mail phản hồi của tòa về việc đã tiếp nhận hồ sơ. Các văn bản do tòa phát hành sau đó đều được gửi cho ông và bộ phận pháp chế qua email.

Khi phải bổ sung tài liệu, chứng cứ ông Hận cũng được tòa yêu cầu gửi dưới hình thức scan thay vì phải gửi bản giấy qua đường bưu điện. Cho đến khi hồ sơ đã đầy đủ và hoàn tất theo yêu cầu của tổ thụ lý, ông chỉ phải mang hồ sơ bản cứng cho tòa một lần vào thời điểm đóng tạm ứng án phí mà không phải đi lại nhiều lần như trước đây.

TAND Khu vực 1 là cơ quan đầu tiên trên cả nước áp dụng Hệ thống toà án điện tử – quản lý nội bộ tòa án, được đánh giá là bước đột phá trong cải cách tư pháp và chuyển đổi số ngành tòa án. Toàn bộ quy trình hoạt động từ khi thụ lý đến khi kết thúc vụ án đều được thực hiện khép kín trên một phần mềm tích hợp sẵn nhiều ứng dụng – như một cuốn sổ điện tử lưu toàn bộ khu dữ liệu của tòa án thông thường. Mô hình này được chính thức áp dụng tại TAND quận 1 từ hồi đầu năm nay và tiếp tục tích hợp sau khi sáp nhập (gồm tòa quận 1, 3, 4 cũ).

Mô hình được chuyên gia công nghệ Nguyễn Cao Trí xây dựng, dựa trên nhu cầu thực tiễn của tòa án, nhằm ứng dụng công nghệ vào hoạt động của ngành tòa án.

Dẫn lời Tổng Bí thư Tô Lâm “dữ liệu là máu của chuyển đổi số”, anh Nguyễn Cao Trí cho biết để đưa được quy trình làm việc của tòa án lên môi trường điện tử, TAND Khu vực 1 đã thực hiện việc số hóa toàn bộ hồ sơ thụ lý, tài liệu, bản án, quyết định, văn bản tố tụng bao gồm cả hồ sơ mới thụ lý hàng ngày, án tồn và án cũ từ 1976 đến nay, với hàng chục triệu trang tài liệu. Cách thức là scan tài liệu chuyển từ bản giấy sang dạng file.

Đối với người dân, đương sự, khi muốn gửi đơn kiện sẽ được tòa cấp tài khoản truy cập riêng, xác thực bằng sinh trắc học và căn cước công dân. Khi đăng nhập, họ có thể theo dõi tình trạng hồ sơ đã thụ lý hay chưa, phân công cho ai, cần bổ sung giấy tờ gì… Việc này khác hoàn toàn so với quy trình thông thường: sau khi nộp đơn khởi kiện, đương sự phải lên tòa để biết đơn có được thụ lý hay cần bổ sung tài liệu, chứng cứ gì không.

Các văn bản tòa án phát hành đều có mã QR, đương sự có thể kiểm tra tính xác thực tại phòng tiếp công dân qua màn hình máy tính đã được lắp đặt.

Sau khi hồ sơ được thụ lý và số hóa sẽ được chuyển về kho dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động phân công ngẫu nhiên đến thẩm phán phụ trách, gửi email thông báo đến các bên liên quan. Thẩm phán chỉ truy cập được các hồ sơ do mình được phân công giải quyết.

Quá trình giải quyết hồ sơ không cần tiếp xúc trực tiếp giữa đương sự với thư ký hay thẩm phán. Hồ sơ vụ án được lưu trữ đầy đủ, có thể sao y, trích lục ngay cả sau khi vụ án kết thúc.

“Phải số hóa hết thì thẩm phán, thư ký mới có dữ liệu để thực hiện các quy trình tố tụng tiếp theo trên không gian mạng và dữ liệu đó có thể truy xuất mọi lúc mọi nơi không cần bản giấy”, anh Trí nói.

Phần mềm tòa án điện tử này cho phép thẩm phán, thư ký, cán bộ tòa đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản được cấp để xử lý công việc, lấy số văn bản, ký phát hành văn bản ngay trên ứng dụng. Việc quản lý số văn bản phát hành cũng được đồng bộ hóa, tránh trùng lắp hoặc sai lệch.

Lãnh đạo tòa giám sát hiệu suất của thẩm phán 24/7

Phần mềm tòa án điện tử cũng giúp lãnh đạo tòa truy cập vào hệ thống để theo dõi hiệu suất làm việc của từng thẩm phán, cán bộ tòa; giám sát việc tác động của thẩm phán đến hồ sơ. Từ đó lãnh đạo có thể kịp thời nhắc nhở, điều phối quá trình làm việc của thẩm phán, tránh tình trạng “ngâm” hồ sơ, chậm phát hành văn bản theo luật định. Việc giám sát có thể thực hiện từ xa, ngay cả khi lãnh đạo tòa đi công tác.

Nhờ hồ sơ số hóa ngay từ đầu, tòa án có thể chia sẻ dữ liệu với VKS, tòa cấp trên hoặc luật sư chỉ bằng thao tác chuyển, thay vì in ấn, sao chụp như trước đây.

Ngoài ra, TAND Khu vực I hiện còn sử dụng phần mềm tranh tụng trong xét xử các vụ án. Trong phiên xét xử, toàn bộ tài liệu đã được chuẩn bị sẵn trên hệ thống, trình chiếu công khai tại phòng xử. Luật sư, kiểm sát viên và đương sự được cấp quyền truy cập, có thể thao tác trực tiếp trên thiết bị máy tính bảng: phóng to, thu nhỏ, so sánh, đánh dấu hoặc vẽ trên tài liệu. Thư ký chủ động điều phối chứng cứ, tránh công bố nhầm tài liệu chưa được HĐXX cho phép sử dụng.

AI hỗ trợ thẩm phán

Dựa trên kho dữ liệu có sẵn, mô hình tòa án điện tử tại TAND Khu vực I còn tích hợp AI nội bộ riêng, giúp thẩm phán tra cứu tài liệu bằng giọng nói, tóm tắt hồ sơ, tìm kiếm nhanh văn bản pháp luật liên quan. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong các vụ án phức tạp với hàng nghìn bút lục.

Luật sư Lưu Trường Hận cho biết, từ khi nhận được thông báo đầu tiên của tòa qua email, ông được cấp quyền truy cập vào toàn bộ hồ sơ và theo dõi quá trình giải quyết vụ án bằng điện thoại hoặc máy tính bất cứ khi nào. Trong khi đó, ở một tòa án khác, sau khi nộp đơn, ông phải chờ đợi cả tuần. Nếu muốn biết hồ sơ của mình thụ lý hay chưa, giải quyết đến đâu và có phải bổ sung hồ sơ gì hay không thì chỉ có cách là chờ các thông báo được gửi đến bằng đường bưu điện hoặc chạy trực tiếp lên tòa để hỏi.

“Tôi thật sự ấn tượng về bước cải tiến này, giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí, sao chụp in ấn. Toàn bộ các tài liệu gửi cho tòa đều được cập nhật trong phần mềm cho đến khi xét xử chúng tôi cũng không cần phải mang theo bản giấy”, ông Hận nói.

Tương tự, luật sư Ngô Quí Linh (Giám đốc Công ty Luật Mai Đăng Khang) được ủy quyền thực hiện một vụ kiện cho khách hàng tại TAND Khu vực I, đều nhận được tin nhắn qua Zalo cùng với bản scan khi tòa có văn bản phát hành. Tòa cũng gửi mail đường dẫn để có thể vào tải tài liệu liên quan đến vụ án của mình mà không phải đến tòa sao chụp.

“Với cách thức này, có thể hạn chế được việc thất lạc, chậm trễ trong việc tống đạt văn bản so với cách làm trước đây. Nó cũng thuận tiện cho đương sự, luật sư, chủ động nắm bắt diễn biến vụ án”, ông Linh nói.

Tuy nhiên, theo luật sư Linh, luật tố tụng hiện hành, hồ sơ vụ án và các văn bản phát hành vẫn phải lưu thêm bản cứng. Do đó, để triển khai một cách triệt để thuận tiện nhất cho người dân thì cần phải công nhận việc giao nhận hồ sơ bằng con đường trực tuyến này bằng cách luật hóa.

Xóa bất cập về không gian, thời gian

Theo ông Nguyễn Quang Huynh, Chánh án TAND Khu vực I, trước đây đơn vị phải xử lý 250-300 vụ một tháng, sau khi sáp nhập thêm tòa án quận 3 và 4 khối lượng công việc hiện tăng mạnh. Việc ứng dụng mô hình tòa án điện tử giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cả tòa và người dân, đồng thời hạn chế tình trạng chậm trễ trong tố tụng.

“Tòa án điện tử sẽ minh bạch hóa toàn bộ quá trình tố tụng, từ khi nộp đơn đến khi tuyên án. Thẩm phán không thể tiếp xúc trực tiếp với đương sự hay can thiệp vào tiến trình giải quyết vụ án”, ông Huynh nói.

Quá trình xây dựng mô hình tòa án điện tử đã tính toán trước việc giải quyết các bất cập về mặt không gian, thời gian khi giải quyết vụ án. Tức là, trong trường hợp tòa án có nhiều trụ sở làm việc mà thẩm phán, thư ký không cần thiết phải về trụ sở chính để thực hiện các nghiệp vụ theo quy trình tố tụng. Do đó, mô hình tòa án điện tử này vô tình đáp ứng được nhu cầu thực tế khi phát sinh mô hình tòa khu vực sau sáp nhập.

Từ ngày 1/7/2025, pháp luật có nhiều thay đổi, đặc biệt là những thay đổi về thẩm quyền xét xử vụ việc về phá sản, sở hữu trí tuệ… Theo đó, các vụ án này sẽ được đưa về xét xử sơ thẩm ở 3 tòa phá sản tại 3 tòa khu vực ở Hà Nội, Đà Nẵng và TP HCM; 2 tòa sở hữu trí tuệ tại tòa khu vực ở Hà Nội và TP HCM. Việc áp dụng mô hình tòa án số sẽ giúp ích rất nhiều cho các đương sự ở các tỉnh khác không phải đi lại nhiều khi giải quyết án phá sản và sở hữu trí tuệ.

Là một trong những đơn vị nhận chuyển giao và áp dụng mô hình Tòa án điện tử này, Tòa Khu vực 6 (sáp nhập từ TAND quận 7, Nhà Bè và Cần Giờ) đã giải quyết được nhiều vấn đề bất cập khi phải tiếp nhận hồ sơ của 3 tòa án cũ, khoảng cách địa lý giữa các cơ sở cách xa nhau khoảng 50 km.

Nói về việc này, ông Đào Lê Anh, Chánh Văn phòng TAND khu vực 6, cho biết mô hình Tòa án điện tử đã hỗ trợ rất nhiều trong công tác quản lý, nhất là việc lấy số tố tụng và phân công hồ sơ, xử lý công văn đến, văn bản điều hành và nhiều hoạt động tố tụng khác đều thực hiện được trên không gian số.

Người dân có thể nộp hồ sơ khởi kiện ở bất cứ cơ sở nào mà không cần phải về trụ sở chính. Các thẩm phán làm việc tại các cơ sở cũng không cần phải chạy về trụ sở chính để lấy số phát hành văn bản tố tụng. “Việc này đã giúp thẩm phán, thư ký của đơn vị tiến hành công việc tố tụng theo quy định pháp luật, đảm bảo không vì sáp nhập mà bị chậm trễ trong việc ban hành các văn bản tố tụng và quá trình giải quyết vụ án trong thời hạn luật định”, ông Lê Anh nói.

Trong những năm gần đây, TAND Tối cao và VKSND Tối cao đều xác định chuyển đổi số là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nâng cao hiệu quả hoạt động tư pháp, bảo đảm minh bạch, công khai, giảm thời gian và chi phí tố tụng cho người dân.

Thực hiện theo sự chỉ đạo của TAND Tối cao và TAND TP HCM, tháng 11/2023, TAND Khu vực 1 (khi đó là quận 1) đã thành lập Tổ số hóa và tiên phong trong việc xây dựng phần mềm tòa án điện tử. Sau gần hai năm xây dựng và vận hàng mô hình tòa án điện tử, đến nay, các thẩm phán, thư ký đã sử dụng hệ thống một cách thành thạo và được chuyển giao cho TAND Khu vực 6 áp dụng. Nhiều địa phương khác cũng đang trong quá trình chuẩn bị triển khai.

Hải Duyên